WI-LOG-DOC-001v1.0Aktivan dokument

Kreiranje EX dokumenta za izvozno carinjenje

Kriterijumi uspeha:✓ EX dokument izdat u roku od 3h✓ MRN broj dostavljen vozaču✓ Izbegnuta fizička kontrola✓ Dokumentacija arhivirana

1. Svrha i opseg

Cilj: Standardizovati proces kreiranja EX (izvoznog) dokumenta kada vozač nije dobio kompletnu carinsku dokumentaciju na mestu utovara.

Kontekst: Izvršava se kada klijent zahteva uslugu izrade izvozne dokumentacije. Kritična je brzina izrade jer vozilo ne može napustiti EU bez EX dokumenta. Posebna pažnja na rizik carinske kontrole koja može zahtevati fizički pregled.

Granice opsega: Početak: zahtev za izradu EX dokumenta · Kraj: EX dokument dostavljen vozaču · Uključeno: prikupljanje podataka, kontakt sa špedicijom, praćenje izrade · Isključeno: EUR.1 dokument (WI-LOG-DOC-002), T1 dokument (WI-LOG-DOC-003)

2. Resursi

Naziv	Objašnjenje	Format	Daje
CMR sa utovara	Potpisan tovarni list	PDF scan	Vozač/Klijent
Komercijalna faktura	Faktura sa vrednostima	PDF	Klijent
Packing lista	Detaljan sadržaj	PDF/Excel	Klijent
Partner špedicije	EU špedicije za izradu	Kontakt lista	Procurement

3. Rezultati

Naziv	Objašnjenje	Format	Prima
EX dokument	Izvozna carinska deklaracija	PDF	Vozač
MRN broj	Jedinstveni identifikator	Alfanumerički	Sistem
Troškovi izrade	Faktura za uslugu	PDF	Finance

4. Tok izvršavanja

4.1 Prijem i validacija zahteva

Aktivnost

Proveriti da li su ispunjeni uslovi za izradu EX dokumenta.

Opis

Pre prihvatanja zahteva, obavezno proveriti: da li je roba već utovarena (rizik kontrole), da li imamo sve potrebne podatke, da li klijent prihvata troškove i rizike. Posebno upozoriti na mogućnost fizičke kontrole ako roba nije u zemlji špedicije.

Primer

VALIDACIJA ZAHTEVA:

Klijent: ABC Company
Status robe: ⚠️ Već utovarena u Hamburgu
Špedicija: Partner u Sloveniji

RISK ASSESSMENT:
□ Roba utovarena: DA - VISOK RIZIK
□ Dokumenti kompletni: DA
□ EORI broj: DA (DE123456789)
□ Špedicija dostupna: DA

EMAIL KLIJENTU:
"Pošto je roba već utovarena u Hamburgu, a EX
radimo preko Slovenije, postoji rizik fizičkog pregleda.

Opcije:
1. Prihvatate rizik - procediramo
2. Tražimo partnera u Hamburgu (+2h)
3. Otkazujemo, vozač ide bez EX

Molim hitnu potvrdu."

KLIJENT ODGOVOR: "Procedirati, prihvatamo rizik"
STATUS: ✓ PROCEED WITH RISK NOTED

NIKADA ne krenuti sa izradom EX dokumenta bez pisane potvrde klijenta o prihvatanju rizika kontrole!

4.2 Prikupljanje potrebnih podataka

Aktivnost

Kompletirati sve podatke potrebne za izradu EX dokumenta.

Opis

Prikupiti: CMR, faktura, packing lista, EORI broj, HS kodovi, registracija vozila, planirani izlaz iz EU. Proveriti da su svi dokumenti čitljivi i kompletni. Za svaki HS kod proveriti da li zahteva posebne dozvole.

Primer

CHECKLIST PODATAKA:

☑ CMR DOKUMENT:
  • Broj: 2024/0847
  • Pošiljalac: ABC Hamburg GmbH
  • Primalac: ABC Company d.o.o. Srbija
  • Potpisan: DA ✓

☑ FAKTURA:
  • Broj: INV-2024-0847
  • Vrednost: 125.000 EUR
  • Incoterms: DAP Beograd

☑ HS KODOVI:
  • 8708.99 - Auto delovi (15.000 kg)
  • 8708.30 - Kočioni sistemi (3.500 kg)
  • Dual use check: NE ✓
  • License required: NE ✓

☑ OSTALO:
  • EORI: DE123456789000
  • Vozilo: SRB AA-123-BB
  • Izlaz EU: Kelebija/Tompa
  • Rok izvoza: 22.03.2024

STATUS: SVI PODACI KOMPLETNI ✓

4.3 Kontaktiranje partner špedicije

Aktivnost

Poslati strukturisan zahtev partnerskoj špediciji za izradu.

Opis

Kontaktirati proverenog partnera sa kompletnim zahtevom. Koristiti standardni template. Naglasiti hitnost ako je potrebno. Tražiti procenu vremena izrade i potvrdu prijema.

Primer

Subject: URGENT - EX Document Request - ABC Hamburg

SHIPMENT DETAILS:
• Exporter: ABC Hamburg GmbH
• EORI: DE123456789000
• Importer: ABC Company Serbia
• Value: 125.000 EUR

CARGO:
• 26 EUR pallets / 18.500 kg
• HS Codes: 8708.99, 8708.30

VEHICLE:
• Registration: SRB AA-123-BB
• EU Exit: Kelebija/Tompa (HU)
• Required by: 20.03 18:00

ATTACHED: ✓ CMR  ✓ Invoice  ✓ Packing list

IMPORTANT: Goods already loaded!

Za partnere u Nemačkoj, Austriji i Beneluksu koristiti nemački jezik u inicijalnoj komunikaciji.

4.4 Praćenje izrade i rešavanje problema

Aktivnost

Aktivno pratiti proces izrade i reagovati na probleme.

Opis

Održavati komunikaciju sa špedicijom svakih 30 minuta. Biti spreman za brze odluke ako se pojave problemi. Imati backup plan ako prva špedicija ne može završiti.

Primer

MONITORING LOG:

14:00 - Zahtev poslat Adria Spedu
14:15 - Potvrda prijema ✓
14:30 - Status: "Unosimo u sistem"
15:00 - PROBLEM: "Sistem traži kontrolu"

OPCIJE:
1. Prihvatiti kontrolu → kamion ide u Ljubljanu (+24h, +1.200 EUR)
2. Pokušati Koper office → +2h
3. Odustati od EX

ODLUKA: Opcija 2 - Koper office

16:00 - USPEH! Prošlo bez kontrole
16:15 - MRN: 24SI008128533408B9

STATUS: REŠENO ✓

4.5 Prijem i distribucija EX dokumenta

Aktivnost

Preuzeti gotov EX dokument i distribuirati svim stranama.

Opis

Čim špedicija pošalje EX dokument, proveriti MRN broj, datum važenja, da li su svi podaci tačni. Odmah proslediti vozaču, klijentu i arhivirati. Vozač mora imati original ili kvalitetan print.

Primer

EX DOKUMENT PRIJEM:

MRN: 24SI008128533408B9
Valid until: 22.03.2024

VALIDACIJA:
☑ MRN broj: Valjan format
☑ Datum: 22.03 > 20.03 ✓
☑ Vrednost: 125.000 EUR ✓
☑ Exit point: Kelebija ✓

VOZAČU (WhatsApp):
"MRN: 24SI008128533408B9
EX dokument u prilogu.
VAŽNO: Štampaj u COLOR!
Pokazati na granici."

ARHIVA: /2024/March/TRN-0847/EX_24SI008128533408B9.pdf

4.6 Fakturisanje usluge

Aktivnost

Dokumentovati troškove i pripremiti za fakturisanje.

Opis

Evidentirati sve troškove: špedicija, dodatni troškovi ako ih je bilo, naša usluga. Standard je 80–150 EUR za uslugu + stvarni troškovi.

Primer

SPECIFIKACIJA TROŠKOVA:

1. Troškovi špedicije:    85 EUR
2. Hitnost:               20 EUR
                     ─────────────
   Subtotal:            105 EUR

3. Naša usluga (standard): 80 EUR
   Kompleksnost (+2 pokušaja): 20 EUR
                     ─────────────
   Subtotal:            100 EUR

TOTAL: 205 EUR + PDV

MARGIN: Prihod 205 EUR / Trošak 105 EUR = 100 EUR (48.8%)

Ako je bila fizička kontrola, obavezno fakturisati sve dodatne troškove (prevoz, čekanje, inspekcija)!

5. Obučeni za proces

Ime	Status	Prosečno vreme	Success rate
Ana Milovanović	Obučena	2.5h	94%
Marko Đorđević	Obučen	3h	91%
Nina Stanković	U obuci	—	—

Standardi: Target ≤3h · Izbegavanje kontrole >85% · Eskalacija >4h → Operations Manager

6. Radni napredak i odobravanje

Pravilo dvostruke provere — Izvršilac i Recenzent moraju biti različite osobe.

Korak	Aktivnost	Izvršilac	Realizovano	Recenzent	Kontrolisano	Komentar
4.1	Prijem i validacija zahteva	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—
4.2	Prikupljanje podataka	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—
4.3	Kontakt partner špedicije	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—
4.4	Praćenje izrade	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—
4.5	Distribucija dokumenta	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—
4.6	Fakturisanje usluge	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—

Nije započeto Završeno Odbijeno

Kreiranje EX dokumenta za izvozno carinjenje

On this page