WI-LOG-TRQ-003v1.0Aktivan dokument

Kreiranje i slanje ponude klijentu

Kriterijumi uspeha:✓ Ponuda poslata u roku od 2 sata od prijema upita✓ Marža u okviru 100-150 EUR (ili prema cenovniku za zbirne)✓ Svi uslovi jasno definisani✓ Ponuda validna minimum 24 sata

1. Svrha i opseg

Cilj: Standardizovati proces kreiranja konkurentne ponude klijentu na osnovu prikupljenih ponuda prevoznika, osiguravajući profitabilnost i transparentnost uslova.

Kontekst: WI dokument (tehničko-operativni tip), repetitivan proces. Izvršava se nakon prikupljanja i analize ponuda prevoznika. Marža se standardno kreće između 100-150 EUR za individualni transport, ili prema cenovniku za zbirne linije. BPM Instance ID nastavlja praćenje originalnog upita kroz ceo sales ciklus.

Granice opsega: Početak: selektovana najbolja ponuda prevoznika · Kraj: ponuda poslata klijentu · Uključeno: kalkulacija cene, definisanje uslova, slanje ponude · Isključeno: pregovaranje o ceni, prijem transportnog naloga (WI-LOG-ORD-001)

2. Resursi

Naziv	Objašnjenje	Format	Daje
Selektovana ponuda prevoznika	Najbolja ponuda sa svim uslovima	CRM/Email	Procurement
Template ponude	Standardizovan format ponude	Word/PDF	QMS tim
Cenovnik zbirnih linija	Tarife po LDM/kg	Excel	Sales Manager
Istorija klijenta	Prethodne ponude i realizacije	CRM	Sales tim

3. Rezultati

Naziv	Objašnjenje	Format	Prima
Ponuda klijentu	Kompletna ponuda sa uslovima	PDF/Email	Klijent
CRM zapis	Dokumentovana ponuda	CRM entry	Sales tim
Follow-up reminder	Podsetnik za praćenje	Task/Calendar	Sales

4. Tok izvršavanja

4.1 Kalkulacija prodajne cene

Aktivnost

Izračunati finalnu cenu za klijenta na osnovu najbolje ponude prevoznika

Opis

Za individualni transport (FTL) dodati maržu 100-150 EUR na cenu prevoznika. Za zbirni transport koristiti cenovnik baziran na zauzetom tovarnom prostoru (LDM). Uzeti u obzir istoriju saradnje sa klijentom, volumen poslovanja i strateški značaj.

Primer

KALKULACIJA FTL (Full Truck Load):

Relacija: Hamburg - Beograd
Cena prevoznika: 1.180 EUR
Standardna marža: 100-150 EUR

FAKTORI ZA ODLUKU O MARŽI:
□ Novi klijent: +50 EUR (potrebno graditi poverenje)
□ Stalni klijent: standardna marža
□ VIP klijent (>10 transporta mesečno): -20 EUR
□ Hitna isporuka: +30 EUR
□ Specijalni zahtevi: +50 EUR

FINALNA KALKULACIJA:
- Cena prevoznika: 1.180 EUR
- Primenjena marža: 130 EUR (novi klijent, standardni transport)
- CENA ZA KLIJENTA: 1.310 EUR

---

KALKULACIJA LTL (Zbirni transport):

Relacija: Hamburg - Beograd
Broj paleta: 6 EUR paleta
Težina: 2.400 kg
LDM: 2,4 (6 paleta × 0,4 LDM)

CENOVNIK ZBIRNE LINIJE:
- Do 100 kg: 0,35 EUR/kg
- 101-500 kg: 0,28 EUR/kg
- 501-1000 kg: 0,22 EUR/kg
- 1001-2500 kg: 0,18 EUR/kg
- Preko 2500 kg: 0,15 EUR/kg

ILI PO LDM:
- 1 LDM: 280 EUR
- 2 LDM: 520 EUR
- 3 LDM: 750 EUR

KALKULACIJA:
Opcija 1 (po težini): 2.400 kg × 0,18 EUR = 432 EUR
Opcija 2 (po LDM): 2,4 LDM × 260 EUR = 624 EUR

CENA ZA KLIJENTA: 624 EUR (veća vrednost)

4.2 Definisanje uslova ponude

Aktivnost

Jasno definisati sve komercijalne i operativne uslove transporta

Opis

Ponuda mora sadržati sve relevantne uslove: rok važenja ponude (min 24h), uslove plaćanja, šta je uključeno u cenu, šta nije uključeno, posebne uslove i ograničenja. Posebnu pažnju obratiti na definisanje odgovornosti.

Primer

STANDARDNI USLOVI PONUDE:

UKLJUČENO U CENU:
✓ Kompletna organizacija transporta
✓ CMR osiguranje do 8,33 SDR/kg
✓ GPS praćenje pošiljke
✓ Redovno izveštavanje o statusu
✓ Jedan pokušaj isporuke

NIJE UKLJUČENO:
✗ Izvozno carinjenje (po zahtevu +80 EUR)
✗ Uvozno carinjenje (po dogovoru)
✗ Čekanje na utovaru/istovaru preko 2h (35 EUR/h)
✗ Dodatno osiguranje preko CMR limita
✗ Skladištenje robe

USLOVI PLAĆANJA:
- Avansno plaćanje: 30% pre utovara
- Ostatak: 70% u roku od 7 dana od isporuke
- Za stalne klijente: NET 15 dana

POSEBNI USLOVI:
- Ponuda važi: 48 sati
- Otkazivanje: besplatno do 24h pre utovara
- Penali za kašnjenje: 50 EUR/dan (max 150 EUR)
- Force majeure klauzula uključena

4.3 Kreiranje ponude u standardnom formatu

Aktivnost

Formatirati ponudu prema korporativnom template-u

Opis

Koristiti standardizovan template ponude koji sadrži: logo kompanije, broj ponude, datum, sve detalje transporta, cenu i uslove. Za domaće klijente na srpskom, za inostrane na engleskom jeziku.

Primer

Subject: Ponuda za prevoz robe - Relacija Hamburg - Beograd

Poštovani g. Petroviću,

Na osnovu vašeg upita, u nastavku vam dostavljamo ponudu za transport
na relaciji Hamburg - Beograd:

DETALJI TRANSPORTA:
• Relacija: Hamburg (DE) - Beograd (RS)
• Tip robe: Auto delovi
• Količina: 26 EUR paleta
• Ukupna težina: 18.500 kg
• Tip vozila: Mega trailer (13,6m)

TERMINI:
• Datum preuzimanja: 20.03.2024
• Datum isporuke: 23.03.2024 (72h transit)

CENA TRANSPORTA:
• Ukupna cena: 1.310,00 EUR
• Cena uključuje kompletnu organizaciju transporta door-to-door

DODATNE USLUGE (opciono):
• Izvozno carinjenje: 80,00 EUR
• Dodatno cargo osiguranje: 65,00 EUR
• Express dostava (48h): +250,00 EUR

USLOVI:
• Plaćanje: 30% avans, 70% nakon isporuke
• Važenje ponude: do 17.03.2024, 17:00h

Ponuda važi do 17.03.2024. Molimo vas da nas obavestite ukoliko
vam ponuda odgovara kako bismo mogli započeti realizaciju.

Za sva dodatna pitanja stojimo na raspolaganju.

Srdačan pozdrav,
Marija Stojanović
Sales Manager
Balkan Freight d.o.o.
Tel: +381 11 xxx xxxx
Mob: +381 63 xxx xxx
Email: marija.stojanovic@balkanfreight.rs

Za ponude preko 5.000 EUR obavezno priložiti Terms & Conditions dokument. Za ADR robu obavezno navesti klasu opasnosti i UN broj.

4.4 Slanje ponude i postavljanje follow-up procedura

Aktivnost

Distribuirati ponudu klijentu i postaviti sistem praćenja

Opis

Ponudu poslati na email klijenta sa potvrdom čitanja (read receipt). Kopiju poslati na interni sales@ email. Postaviti automatski reminder za follow-up nakon 24h ako nema odgovora.

Primer

EMAIL SETUP:

TO: petar.petrovic@abccompany.rs
CC: sales@balkanfreight.rs
BCC: management@balkanfreight.rs (za ponude >3000 EUR)

Attachments:
□ Ponuda_BF_2024_0147.pdf
□ Terms_and_Conditions.pdf (ako je potrebno)
□ Company_Profile.pdf (za nove klijente)

Read Receipt: ON
Delivery Receipt: ON

CRM FOLLOW-UP SETUP:
- Task 1: Follow-up call nakon 24h
- Task 2: Reminder email nakon 36h
- Task 3: Final follow-up nakon 48h
- Task 4: Arhivirati kao "Lost" nakon 72h bez odgovora

FOLLOW-UP EMAIL TEMPLATE (24h):
"Poštovani,

Pozivamo se na našu ponudu br. 2024/0147 poslatu juče.

Da li imate dodatnih pitanja vezano za ponuđene uslove?
Rado ćemo prilagoditi ponudu vašim specifičnim potrebama.

Ostajemo na raspolaganju.

Srdačan pozdrav,
[Ime]"

4.5 Dokumentovanje u CRM sistemu

Aktivnost

Uneti sve detalje ponude u CRM za buduće reference i analize

Opis

Svaka poslata ponuda mora biti kompletno dokumentovana u CRM sistemu sa svim detaljima: cena, marža, uslovi, posebni zahtevi. Ovo omogućava analizu konverzije i optimizaciju cena.

Primer

CRM ENTRY:

OPPORTUNITY UPDATE:
- Status: UPIT → PONUDA POSLATA
- Ponuda ID: PON-2024/0147
- Datum slanja: 15.03.2024 15:45
- Validnost do: 17.03.2024 17:00

FINANSIJSKI DETALJI:
- Ponuđena cena: 1.310 EUR
- Cost (prevoznik): 1.180 EUR
- Bruto marža: 130 EUR (9.9%)
- Expected revenue: 1.310 EUR
- Probability: 40% (standard za novu ponudu)

KONKURENCIJA (ako je poznata):
- Schenker: procena ~1.400 EUR
- Kuehne+Nagel: procena ~1.450 EUR
- Naša pozicija: Najkonkurentnija cena

NOTES:
"Klijent je tražio hitnu ponudu, posebno zainteresovan
za redovnu liniju. Potencijal za 2-3 transporta mesečno.
Konkurencija: zna se da rade sa Schenker trenutno."

NEXT ACTION:
- Follow-up call: 16.03.2024 u 10:00
- Decision expected: do 17.03.2024

4.6 Priprema za pregovaranje

Aktivnost

Definisati granice za eventualno pregovaranje o ceni

Opis

Pre nego što klijent odgovori, pripremiti strategiju za pregovaranje: minimalna prihvatljiva marža, maksimalni popust, alternativne opcije. Odobrenje za sniženje marže ispod 80 EUR mora dati Sales Manager.

Primer

PREGOVARAČKA STRATEGIJA:

Ponuđena cena: 1.310 EUR
Cost: 1.180 EUR
Trenutna marža: 130 EUR

LIMITI ZA PREGOVARANJE:
Level 1 (Sales može sam):
- Max popust: 30 EUR
- Nova cena: 1.280 EUR
- Marža: 100 EUR (minimum standard)

Level 2 (potrebno odobrenje SM):
- Max popust: 50 EUR
- Nova cena: 1.260 EUR
- Marža: 80 EUR (apsolutni minimum)

Level 3 (samo uz odobrenje GM):
- Ispod 80 EUR marže
- Samo za strateške klijente
- Minimum 10 transporta mesečno

ALTERNATIVNE OPCIJE:
Umesto sniženja cene ponuditi:
□ Besplatno GPS praćenje (cost: 0 EUR)
□ Prioritet kod utovara (cost: 0 EUR)
□ Produzen rok plaćanja na NET30
□ Paket cena za 3+ transporta (-20 EUR po transportu)
□ Besplatno čekanje 3h na utovaru (vrednost 35 EUR)

NIKADA ne ići ispod 50 EUR marže bez pismenog odobrenja General Managera! Za gubitak posla ispod marže odgovara Sales predstavnik!

5. Obučeni za proces

Ime	Status	Konverzija ponuda	Prosečna marža
Marija Stojanović	Obučena	42%	125 EUR
Nikola Đorđević	Obučen	38%	115 EUR
Ana Petrović	U obuci	-	-

Standardi procesa:

Target vreme izrade: <30 min
Target konverzija: >35%
Minimum marža: 80 EUR (100-150 EUR standard)
Eskalacija: <80 EUR marže → Sales Manager

6. Radni napredak i odobravanje

Pravilo dvostruke provere — Izvršilac i Recenzent moraju biti različite osobe.

Korak	Aktivnost	Izvršilac	Realizovano	Recenzent	Kontrolisano	Komentar
4.1	Kalkulacija prodajne cene	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—
4.2	Definisanje uslova ponude	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—
4.3	Kreiranje ponude u formatu	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—
4.4	Slanje i follow-up setup	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—
4.5	Dokumentovanje u CRM	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—
4.6	Priprema za pregovaranje	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—

Nije započeto Završeno Odbijeno

Kreiranje i slanje ponude klijentu

On this page