WI-LOG-TRN-003v1.0Aktivan dokument

Najava vozila na granicu i carinske procedure

Kriterijumi uspeha:✓ Najava poslata minimum 2h pre dolaska na granicu✓ Sva dokumentacija kompletna i tačna✓ EX/T1 dokumenti uspešno razduženi✓ Nema zastoja zbog dokumentacije

1. Svrha i opseg

Cilj: Standardizovati proces najave vozila graničnoj špediciji i osigurati nesmetano razduživanje izvozne dokumentacije na graničnom prelazu.

Kontekst: WI dokument (tehničko-operativni tip), repetitivan proces. Izvršava se za svaki transport koji prelazi granicu EU/Srbija. Kritična faza koja direktno utiče na vreme transporta i troškove. Nepravilna najava može izazvati višednevne zastoje. BPM Instance ID vezuje se za Transport ID naloga.

Granice opsega: Početak: kamion kreće sa utovara · Kraj: vozilo prešlo granicu sa razduženim dokumentima · Uključeno: priprema najave, kontakt sa špedicijom, praćenje razduženja · Isključeno: najava fito/vet pošiljki (WI-LOG-TRN-004), carinjenje na uvoznoj carini

2. Resursi

Naziv	Objašnjenje	Format	Daje
Dokumentacija sa utovara	CMR, fakture, EX/T1	PDF skenirano	Vozač/Prevoznik
Lista graničnih špedicija	Kontakti po prelazima	Excel database	Operations
Template najave	Standardizovan format	Email template	QMS tim
MRN checking tool	EU sistem za proveru	Web portal	EU Commission

3. Rezultati

Naziv	Objašnjenje	Format	Prima
Najava za granicu	Kompletna najava sa dokumentima	Email/System	Granična špedicija
Potvrda razduženja	EX/T1 status "Exported"	Screenshot/Email	Finance/Klijent
Granični protokol	Broj i vreme prelaska	System entry	Operations

4. Tok izvršavanja

4.1 Priprema dokumentacije za najavu

Aktivnost

Prikupiti i verifikovati svu dokumentaciju potrebnu za granicu

Opis

Čim vozač pošalje dokumentaciju sa utovara, proveriti kompletnost: CMR potpisan, faktura, packing lista, EX ili T1 sa MRN brojem. Skenirati ako nije digitalno. Kreirati folder sa svim dokumentima za lak pristup.

Primer

DOKUMENTACIJA ZA NAJAVU:

Transport: TRN-20240315-0847
Granični prelaz: Kelebija/Tompa

OBAVEZNI DOKUMENTI:
☑ CMR (3 primerka, potpisan)
  - Scan kvalitet: 300dpi
  - File: CMR_TRN0847.pdf

☑ Faktura komercijalna
  - Vrednost: 125.000 EUR
  - File: Invoice_ABC_2024_0847.pdf

☑ Packing lista
  - 26 EUR paleta detaljno
  - File: Packing_TRN0847.pdf

☑ T1 dokument
  - MRN: 24DE008128533408B9
  - Rok razduženja: 22.03.2024
  - File: T1_24DE008128533408B9.pdf

DODATNO (ako postoji):
☑ EUR.1 - nije potreban
☑ Izjave - nisu potrebne
☑ Sertifikati - nisu potrebni

FOLDER STRUKTURA:
/TRN-0847-Granica/
  ├── CMR_TRN0847.pdf
  ├── Invoice_ABC_2024_0847.pdf
  ├── Packing_TRN0847.pdf
  └── T1_24DE008128533408B9.pdf

Status: SPREMNO ZA NAJAVU ✓

NIKADA ne slati najavu bez MRN broja! Bez MRN broja špedicija ne može raditi razduživanje!

4.2 Kreiranje i slanje najave graničnoj špediciji

Aktivnost

Formatirati i poslati kompletnu najavu sa svim podacima

Opis

Koristiti standardni template za najavu koji sadrži: podatke o vozilu, listu pošiljki sa PIB brojevima uvoznika, instrukcije za razduženje, kontakte uvoznih špedicija. Priložiti svu dokumentaciju. Koristiti sistem koji generiše tracking link.

Primer

Subject: Najava za granicu - SRB AA-123-BB - Trans-Logistics - Kelebija

Poštovane kolege,

Šaljemo najavu za granicu za vozilo SRB AA-123-BB (Trans-Logistics).
Na linku ispod možete naći dokumentaciju za predmetne pošiljke.
Vozilo ide na granični prelaz KELEBIJA/TOMPA.

SPISAK POŠILJKI:

1. ABC COMPANY D.O.O.
   PIB: 100123456
   Auto delovi, 26 EUR paleta
   T1 dokument: MRN 24DE008128533408B9
   Uvozna špedicija: Cargo Partners, Beograd
   Carinska ispostava: 41103 Terminal Beograd

2. XYZ TRADING D.O.O. (dotovar)
   PIB: 100789012
   Elektronika, 5 EUR paleta
   T1 dokument: MRN 24AT008128533409C1
   Uvozna špedicija: Direct Logistics
   Carinska ispostava: 41103 Terminal Beograd

NAPOMENA ZA VOZAČA:
- Prijaviti se kod Milice Stojanović
- Kancelarija br. 5
- Voziti na Terminal BG nakon granice
- Kontakt dispatch: +381 63 xxx xxxx

LINK ZA DOKUMENTACIJU:
https://transfer.balkanfreight.rs/TRN0847GR

Dokumentacija se otvara klikom na link ili kopiranjem u browser.
Instrukcije za vozača su u PDF-u (Napomena sekcija).

Molimo potvrdu prijema.

Srdačan pozdrav,
[Ime] - Balkan Freight
Tel: +381 63 xxx xxxx

4.3 Komunikacija sa vozačem o proceduri

Aktivnost

Instruisati vozača o graničnoj proceduri i kontaktima

Opis

Pozvati vozača 2-3 sata pre dolaska na granicu. Objasniti proceduru, dati kontakte špedicije, potvrditi da ima svu dokumentaciju u originalu. Poslati SMS sa ključnim informacijama.

Primer

POZIV VOZAČU (2h pre granice):

"Miloše, gde si trenutno?"
"Kod Segedina, za 2h na granici"

"Dobro. Slušaj proceduru:
1. Ideš na Kelebija/Tompa
2. Parking za kamione desno
3. Špedicija GOMEX, kancelarija 5
4. Tražiš Milicu Stojanović
5. Daješ originale dokumenata
6. Čekaš da razduže T1
7. OBAVEZNO uzmi potvrdu o razduženju
8. Javi mi kad pređeš"

SMS POTVRDA:
"GRANICA KELEBIJA
Špedicija: GOMEX, kanc 5
Kontakt: Milica 062-xxx-xxx
Dokumenti: CMR+T1+Faktura
Nakon granice → Terminal BG
Dispatch: 063-xxx-xxx"

WHATSAPP LOKACIJA:
[Pošalji GPS pin špedicije]
[Fotografija kancelarije]

Za vozače koji prvi put idu na određeni prelaz, poslati fotografije parkinga i kancelarije špedicije.

4.4 Praćenje statusa na granici

Aktivnost

Aktivno pratiti napredak razduživanja i prelaska granice

Opis

Održavati kontakt sa vozačem i špedicijom. Ako vozač čeka >1h, kontaktirati špediciju. Pratiti da li su dokumenti uspešno razduženi. Biti spreman za brzu reakciju ako nastanu problemi.

Primer

MONITORING TIMELINE:

14:00 - Vozač stigao na parking
14:15 - Predao dokumente špediciji ✓
14:30 - Špedicija počela razduženje
15:00 - Check status (poziv špediciji)

POZIV ŠPEDICIJI:
"Dobar dan, Balkan Freight ovde.
Proveravamo status za AA-123-BB.
Da li je T1 razdužen?"

MOGUĆI SCENARIJI:

✅ SCENARIO 1 - Sve OK:
"Da, upravo završeno. Vozač može na carinu."
Action: SMS vozaču da ide na carinu

⚠️ SCENARIO 2 - Problem sa T1:
"T1 ne može da se razduži, sistem pokazuje grešku"
Action: Kontakt izvozna špedicija HITNO
Resolution: Poslati IE599 poruku

⚠️ SCENARIO 3 - Čekanje reda:
"Ima 10 kamiona ispred, biće gotovo za 2h"
Action: Informisati klijenta o kašnjenju

❌ SCENARIO 4 - Nedostaje dokument:
"Fali EUR.1 za ovu robu"
Action: Hitno organizovati izradu
Cost: 150 EUR dodatni trošak

4.5 Verifikacija razduživanja izvoznih dokumenata

Aktivnost

Proveriti da li su EX/T1 dokumenti pravilno razduženi u sistemu

Opis

Koristiti EU MRN checking sistem za verifikaciju statusa. Za EX dokument status mora biti "Exported", za T1 "Arrived at destination". Sačuvati screenshot kao dokaz. Ako nije razduženo, hitno reagovati.

Primer

MRN PROVERA:

Website: https://ec.europa.eu/taxation_customs/dds2/mrn/

INPUT: 24DE008128533408B9

REZULTAT - PRAVILNO RAZDUŽEN:
--------------------------------
MRN: 24DE008128533408B9
Status: EXPORTED ✅
Export date: 20.03.2024
Exit point: Kelebija
Exit time: 15:45
--------------------------------

ACTION:
1. Screenshot sačuvati
2. Poslati klijentu potvrdu
3. Update TMS sistema

REZULTAT - NIJE RAZDUŽEN:
--------------------------------
MRN: 24DE008128533408B9
Status: RELEASED FOR EXPORT ⚠️
Warning: Not arrived at exit
--------------------------------

HITNA PROCEDURA:
1. Kontakt granična špedicija
2. Zahtev za manual closure
3. Ako ne može:
   - Kontakt izvozna špedicija
   - IE599 message request
   - Alternative proof (CMR stamp)
4. Informisati klijenta
5. Dokumentovati problem

Nerazdužen T1/EX blokira povraćaj PDV-a klijentu i može izazvati kazne do 5.000 EUR!

4.6 Dokumentovanje i arhiviranje

Aktivnost

Arhivirati sve dokaze o prelasku granice i razduženju

Opis

Sačuvati: potvrdu o razduženju, screenshot MRN provere, overen CMR sa granice, zapisnik ako je bio pregled. Upload u TMS i slanje klijentu. Čuvati minimum 5 godina za carinske potrebe.

Primer

FINALNA DOKUMENTACIJA:

Transport: TRN-20240315-0847
Prelazak: 20.03.2024 15:45

ARHIVIRANI DOKUMENTI:

1. POTVRDA RAZDUŽENJA:
   File: Potvrda_T1_TRN0847.pdf
   Izdao: GOMEX Kelebija
   Br: 2024/3457

2. MRN STATUS:
   File: MRN_Status_Exported.png
   Vreme provere: 20.03 16:00
   Status: EXPORTED

3. CMR OVEREN:
   File: CMR_Stamped_TRN0847.pdf
   Pečat: Kelebija EXIT
   Datum/vreme: 20.03 15:45

4. GRANIČNI ZAPISNIK:
   File: Border_Protocol_0847.pdf
   Pregled: NE
   Napomene: Bez primedbi

UPLOAD LOCATIONS:
✓ TMS: Documents/TRN-0847/Border
✓ Cloud: Backup/2024/March/TRN-0847
✓ Email: Poslato klijentu 20.03 16:15

RETENTION PERIOD: 5 godina

EMAIL KLIJENTU:
"Poštovani,

Potvrđujemo uspešan prelazak granice.

Transport: TRN-0847
Prelaz: Kelebija, 20.03.2024 15:45
T1 status: RAZDUŽEN ✓

Dokumentacija u prilogu.
Vozilo nastavlja prema Terminal Beograd.

ETA Beograd: 21.03.2024 09:00

Srdačan pozdrav"

5. Obučeni za proces

Ime	Status	Prosečno vreme	Success rate
Stefan Nikolić	Obučen	25 min	98%
Milica Jovanović	Obučena	30 min	96%
Petar Marković	U obuci	-	-

Standardi procesa:

Najava minimum: 2h pre granice
MRN provera: Odmah po prelasku
Dokumentacija: 100% kompletnost
Eskalacija: >2h na granici → Manager

6. Radni napredak i odobravanje

Pravilo dvostruke provere — Izvršilac i Recenzent moraju biti različite osobe.

Korak	Aktivnost	Izvršilac	Realizovano	Recenzent	Kontrolisano	Komentar
4.1	Priprema dokumentacije	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—
4.2	Kreiranje i slanje najave	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—
4.3	Komunikacija sa vozačem	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—
4.4	Praćenje statusa	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—
4.5	Verifikacija razduženja	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—
4.6	Dokumentovanje	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—

Nije započeto Završeno Odbijeno

Najava vozila na granicu i carinske procedure

On this page