WI-LOG-TRN-002v1.0Aktivan dokument

Najava vozila na utovar

Kriterijumi uspeha:✓ Najava poslata minimum 24h pre utovara✓ Utovarno mesto potvrdilo prijem najave✓ Sve informacije tačne (vozač, vozilo, vreme)✓ Nema čekanja zbog nenajavljenog dolaska

1. Svrha i opseg

Cilj: Standardizovati proces najavljivanja vozila na utovarno mesto sa svim potrebnim podacima za nesmetano preuzimanje robe.

Kontekst: WI dokument (tehničko-operativni tip), repetitivan proces. Izvršava se nakon izdavanja naloga prevozniku i pre dolaska vozila na utovar. Kritična tačka koja omogućava utovarnom mestu pripremu robe i dokumentacije. Nepravilna najava može izazvati čekanja i dodatne troškove. BPM Instance ID vezuje se za Transport ID.

Granice opsega: Početak: vozilo dodeljeno transportu · Kraj: utovarno mesto spremno za vozilo · Uključeno: kreiranje najave, slanje utovaru, potvrda prijema, obaveštavanje vozača · Isključeno: izdavanje naloga prevozniku (WI-LOG-TRN-001), provera dokumentacije

2. Resursi

Naziv	Objašnjenje	Format	Daje
Potvrđen transport nalog	Vozilo i vozač definisani	TMS/Email	Prevoznik
Kontakti utovarnog mesta	Email, telefon, radno vreme	Database	Klijent
Template najave	Standardni format	Email template	QMS tim
Loading reference	Broj za preuzimanje	Order data	Klijent

3. Rezultati

Naziv	Objašnjenje	Format	Prima
Najava utovaru	Email sa svim podacima	Email	Utovarno mesto
Potvrda utovara	Confirmation sa slot vremenom	Email	Operations
SMS/WhatsApp vozaču	Instrukcije za utovar	Message	Vozač

4. Tok izvršavanja

4.1 Priprema podataka o vozilu i vozaču

Aktivnost

Kompletirati sve podatke o vozilu i vozaču za najavu

Opis

Prikupiti od prevoznika: registarske tablice (vuča i prikolica), ime i prezime vozača, kontakt telefon vozača, tip vozila, EU izlazni punkt. Za inostrane utovare obavezno proveriti da li vozač govori jezik zemlje utovara.

Primer

PODACI ZA NAJAVU:

Transport: TRN-20240315-0847
Utovar: Hamburg, 20.03.2024

VOZILO:
• Registracija vuča: SRB AA-123-BB
• Registracija prikolica: SRB CC-456-DD
• Tip: Mega trailer (3.0m visina)
• GPS tracking: DA
• Plombe: T-789456, T-789457

VOZAČ:
• Ime: Miloš Jovanović
• Telefon: +381 63 xxx xxx
• WhatsApp: DA
• Jezici: Srpski, Nemački osnovno
• Pasoš/ID: Validan do 2026

RUTA:
• Start: Novi Sad 19.03 18:00
• ETA Hamburg: 20.03 07:30
• EU Exit: Kelebija/Tompa

LOADING REFERENCE:
• PO-2024-8847
• Contact: Hans Mueller

Status: PODACI KOMPLETNI ✓

4.2 Formatiranje najave prema tipu utovara

Aktivnost

Kreirati najavu u odgovarajućem formatu i jeziku

Opis

Za domaće utovare koristiti srpski jezik sa svim carinskim podacima (plombe, propratnica). Za inostrane utovare obavezno engleski sa EU exit point. Uključiti sve specifičnosti: loading dock broj, posebnu opremu, ADR ako treba.

Primer

NAJAVA ZA INOSTRANI UTOVAR:

Subject: Truck Loading Notification - PO-2024-8847 - 20.03.2024 - ABC Company - Hamburg

Dear Mr. Mueller,

Below you can find the details of the truck that will collect
the shipment on 20.03.2024 for ABC Company Serbia:

VEHICLE DETAILS:
• License plates: SRB AA-123-BB / CC-456-DD
• Vehicle type: Mega trailer (3.0m height)
• Equipment: Standard tarpaulin

DRIVER:
• Name: Miloš Jovanović
• Contact: +381 63 xxx xxx
• Languages: Serbian, basic German

ARRIVAL:
• ETA: 20.03.2024, 08:00
• Loading reference: PO-2024-8847
• EU Exit point: Kelebija/Hungary

Please confirm loading slot.

Best regards,
[Name] - Balkan Freight

---

NAJAVA ZA DOMAĆI UTOVAR:

Subject: Najava kamiona za utovar - INV-2024-1234 - 20.03.2024 - Metal Tech

Poštovani,

Na utovar pošiljke za uvoznika Metal Tech možete očekivati
20.03.2024 vozilo prema sledećim podacima:

VOZILO:
• Registarske oznake: SRB AA-123-BB / CC-456-DD
• Tip: Cerada standard
• Carinske plombe: T-789456, T-789457

VOZAČ:
• Ime: Miloš Jovanović
• Kontakt: 063-xxx-xxx

DOLAZAK:
• Vreme: 20.03.2024 u 08:00h
• Loading ref: INV-2024-1234

Vozilo se upućuje propratnicom na carinsku ispostavu 41103.

Molim potvrdu.

Srdačan pozdrav,
[Ime] - Balkan Freight

4.3 Slanje najave i traženje potvrde

Aktivnost

Poslati najavu i insistirati na potvrdi prijema

Opis

Poslati najavu na glavni email utovarnog mesta sa CC na alternativni ako postoji. Postaviti read receipt. Ako nema odgovora za 2h, pozvati telefonom. Za kritične utovare uvek i email i telefon.

Primer

SLANJE NAJAVE:

To: loading@abc-hamburg.de
CC: warehouse@abc-hamburg.de
BCC: transport@balkanfreight.rs
Read Receipt: YES
Priority: HIGH (za hitne)

PRAĆENJE:

10:00 - Email poslat ✓
12:00 - Nema odgovora ⚠️
12:15 - Telefonski poziv

POZIV:
"Good morning, this is Balkan Freight.
We sent truck notification for tomorrow.
Reference PO-2024-8847.
Can you confirm receipt?"

ODGOVOR:
"Yes, we have it. Slot confirmed 08:00.
Loading dock 7."

POTVRDA EMAIL:
"Thank you for confirmation.
Truck arrives 20.03 at 08:00.
Loading dock 7.
Driver: Miloš +381 63 xxx xxx"

STATUS: POTVRĐENO ✓

Za poznate klijente sa čestim utovarima, kreirati WhatsApp grupu za brže najave.

4.4 Provera specifičnih zahteva utovarnog mesta

Aktivnost

Verifikovati sve specijalne zahteve i procedure

Opis

Proveriti: radno vreme i pauze, potrebu za safety opremom, način utovara (rampa/bočno/kran), parking mogućnosti, potrebne reference ili PIN kodove. Za prvi utovar na novoj lokaciji obavezno detaljna provera.

Primer

PROVERA SPECIJALNIH ZAHTEVA:

EMAIL UTOVARU:

"Additionally, please confirm:

1. WORKING HOURS:
   - Normal: 08:00-16:00?
   - Lunch break: 12:00-13:00?
   - Saturday: Closed?

2. SAFETY REQUIREMENTS:
   - Safety shoes: Required?
   - Helmet: Required?
   - Vest: Required?

3. LOADING METHOD:
   - Back loading with ramp?
   - Forklift available?
   - Driver assists?

4. PARKING:
   - Truck parking available?
   - Overnight parking allowed?

5. ACCESS:
   - Gate code: ______?
   - Security check: Yes/No?
   - Documents needed?"

ODGOVOR UTOVARA:
✓ Hours: 07:00-15:00, no break
✓ Safety: Shoes + vest mandatory
✓ Loading: Back, we load
✓ Parking: Yes, 200m before gate
✓ Access: Show ID at gate

INSTRUKCIJE VOZAČU:
"VAŽNO za Hamburg:
- Parking 200m pre kapije
- Na kapiji pokazati pasoš
- Obavezne cipele i prsluk
- Oni tovaraju pozadi
- Rade 07-15 bez pauze"

4.5 Obaveštavanje vozača o detaljima

Aktivnost

Poslati vozaču kompletne instrukcije za utovar

Opis

Pripremiti detaljne instrukcije za vozača na njegovom jeziku. Poslati na WhatsApp sa GPS lokacijom, fotografijama ako ima, kontaktima, posebnim napomenama. Potvrditi da je razumeo, posebno kritične tačke.

Primer

WHATSAPP VOZAČU:

"Zdravo Miloše,

UTOVAR HAMBURG 20.03:

📍 LOKACIJA:
ABC Hamburg GmbH
Hafenstrasse 123
20457 Hamburg
[Google Maps link]

⏰ VREME:
Slot: 08:00 tačno!
Rade: 07:00-15:00
Bez pauze

🚛 PARKING:
200m pre kapije
Veliki parking za kamione
[Slika parkinga]

🏭 PROCEDURA:
1. Parking prvo
2. Na kapiju peši sa pasošem
3. Reći 'PO-2024-8847'
4. Dobiće propusnicu
5. Loading dock 7
6. Oni tovaraju (ti ne)

⚠️ OBAVEZNO:
• Zaštitne cipele
• Fluorescentni prsluk
• Pasoš (ne vozačka)

📞 KONTAKTI:
Hans Mueller: +49 40 123456
Dispatch: 063-xxx-xxx

📄 LOADING REF:
PO-2024-8847
(pokaži ovaj broj)

Javi kad stigneš na parking!"

[Poslati GPS pin]
[Poslati sliku ulaza]
[Poslati PDF instrukcije]

POTVRDA VOZAČA:
"Primljeno. Jasno sve.
Sutra u 08:00."

4.6 Dokumentovanje najave

Aktivnost

Arhivirati najavu i potvrdu u sistem

Opis

Sačuvati u TMS: poslatu najavu, potvrdu utovara, instrukcije vozaču, specijalne zahteve. Updateovati transport status na "Vozilo najavljeno". Postaviti reminder za dan utovara.

Primer

ARHIVIRANJE U TMS:

Transport ID: TRN-20240315-0847
Status: VEHICLE ANNOUNCED ✓

DOKUMENTI:

1. NAJAVA POSLATA:
   Time: 19.03.2024 10:00
   File: Najava_Hamburg_TRN0847.eml
   Recipient: loading@abc-hamburg.de

2. POTVRDA UTOVARA:
   Time: 19.03.2024 14:30
   Slot: 20.03.2024 08:00
   Dock: 7
   File: Confirmation_ABC_0847.pdf

3. INSTRUKCIJE VOZAČU:
   Sent: WhatsApp 19.03 15:00
   Read: ✓✓ 15:05
   Confirmed: YES

4. SPECIAL REQUIREMENTS:
   Safety: Shoes + vest
   Loading: Back, they load
   Access: ID at gate

REMINDER SET:
📅 20.03.2024 06:00
"Check driver location"

📅 20.03.2024 07:30
"Confirm arrival"

NOTES:
"First loading at this location.
Hans speaks English.
No Saturday loading."

Za nove lokacije UVEK napraviti "Loading location guide" sa svim detaljima za buduće transporte!

5. Obučeni za proces

Ime	Status	Prosečno vreme	Success rate
Ana Milovanović	Obučena	20 min	98%
Petar Stojanović	Obučen	25 min	95%
Marija Đorđević	U obuci	-	-

Standardi procesa:

Najava minimum: 24h unapred
Potvrda: Obavezna u roku od 4h
Instrukcije vozaču: Na njegovom jeziku
Eskalacija: Nema potvrde 4h → Supervisor

6. Radni napredak i odobravanje

Pravilo dvostruke provere — Izvršilac i Recenzent moraju biti različite osobe.

Korak	Aktivnost	Izvršilac	Realizovano	Recenzent	Kontrolisano	Komentar
4.1	Priprema podataka o vozilu	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—
4.2	Formatiranje najave	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—
4.3	Slanje i potvrda	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—
4.4	Provera zahteva	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—
4.5	Obaveštavanje vozača	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—
4.6	Dokumentovanje	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—

Nije započeto Završeno Odbijeno

Najava vozila na utovar

On this page