Prijem i validacija transportnog naloga
1. Svrha i opseg
Cilj: Standardizovati proces prijema transportnih naloga od klijenata i njihovu inicijalnu validaciju pre daljih logističkih aktivnosti.
Kontekst: WI dokument (tehničko-operativni tip), repetitivan proces. Prva kritična tačka u transportnom lancu koja određuje sve dalje aktivnosti. Nepravilno primljen ili nevalidiran nalog može izazvati lančane greške kroz ceo proces. BPM Instance ID generiše se kao Transport ID koji prati ceo životni ciklus transporta.
Granice opsega: Početak: prijem upita/naloga od klijenta · Kraj: validiran nalog spreman za dalju obradu · Uključeno: prijem, inicijalna provera, zahtev za dopunu, potvrda klijentu · Isključeno: detaljne provere utovara/istovara (WI-LOG-ORD-002/003), izdavanje naloga prevozniku (WI-LOG-TRN-001)
2. Resursi
| Naziv | Objašnjenje | Format | Daje |
|---|---|---|---|
| Transportni upit/nalog | Zahtev za organizaciju transporta | Email/Portal/Tel | Klijent |
| Template za validaciju | Checklist obaveznih podataka | Excel | QMS tim |
| CRM baza | Istorija klijenta i uslovi | System | Sales |
| Kalendar kapaciteta | Dostupnost vozila | TMS | Planning |
3. Rezultati
| Naziv | Objašnjenje | Format | Prima |
|---|---|---|---|
| Potvrda prijema | Email sa Transport ID | Klijent | |
| Validiran nalog | Kompletan nalog u sistemu | TMS entry | Operations |
| Checklist validacije | Popunjena lista provera | Excel | QMS |
4. Tok izvršavanja
4.1 Inicijalni prijem i zahvalnost
Potvrditi prijem naloga u roku od 15 minuta.
Bez obzira na kanal komunikacije (email, telefon, WhatsApp, portal), odmah poslati potvrdu da je nalog primljen. Ovo osigurava klijentu da se njegov zahtev obrađuje i postavlja profesionalni ton komunikacije.
Čak i ako fale podaci, PRVO poslati potvrdu prijema, PA ONDA tražiti dopunu!
4.2 Identifikacija tipa naloga i klijenta
Utvrditi tip transporta i status klijenta.
Proveriti da li je: novi ili postojeći klijent, standardni ili specijalni transport, FTL (pun kamion) ili LTL (parcijalni), jedan ili više utovara/istovara. Ova kategorizacija određuje prioritet i način obrade.
4.3 Provera kompletnosti obaveznih podataka
Validirati da li nalog sadrži sve neophodne informacije.
Koristiti standardnu checklist listu za proveru svih obaveznih elemenata naloga. Označiti šta ima, šta fali. Ako fali više od 30% podataka, odmah kontaktirati klijenta telefonom.
4.4 Zahtev za dopunu podataka
Kontaktirati klijenta za nedostajuće informacije.
Poslati strukturisan zahtev za dopunu sa jasno označenim podacima koji nedostaju. Koristiti numerisanu listu za lakše praćenje. Postaviti rok za odgovor. Za hitne transporte odmah pozvati.
Bez vrednosti robe ne možemo organizovati CMR osiguranje! Ovo je STOP factor!
4.5 Kreiranje kompletnog naloga u sistemu
Uneti sve podatke u TMS i generisati Transport ID.
Nakon prikupljanja svih podataka, kreirati nalog u transportnom sistemu. Generisati jedinstveni Transport ID. Proveriti logičku konzistentnost podataka (npr. da li je realan rok isporuke).
4.6 Finalna potvrda klijentu
Poslati klijentu potvrdu sa svim podacima i ponudom.
Poslati profesionalnu potvrdu koja sadrži sve validirane podatke, Transport ID za praćenje, ponudu sa cenom i uslovima. Jasno naznačiti sledeće korake i rok važenja ponude.
5. Obučeni za proces
| Ime | Status | Prosečno vreme | Accuracy |
|---|---|---|---|
| Ana Đorđević | Obučena | 25 min | 98% |
| Milan Petrović | Obučen | 30 min | 96% |
| Jovana Nikolić | U obuci | — | — |
Standardi: Potvrda prijema <15 min · Kompletna ponuda <4h · Hitni nalozi <1h · Validacija 100% pre unosa · Eskalacija: nedostaje >50% podataka → Team Lead
6. Radni napredak i odobravanje
Pravilo dvostruke provere — Izvršilac i Recenzent moraju biti različite osobe.
| Korak | Aktivnost | Izvršilac | Realizovano | Recenzent | Kontrolisano | Komentar |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 4.1 | Inicijalni prijem i zahvalnost | — | Na čekanju | — | Na čekanju | — |
| 4.2 | Identifikacija tipa naloga | — | Na čekanju | — | Na čekanju | — |
| 4.3 | Provera kompletnosti podataka | — | Na čekanju | — | Na čekanju | — |
| 4.4 | Zahtev za dopunu podataka | — | Na čekanju | — | Na čekanju | — |
| 4.5 | Kreiranje naloga u sistemu | — | Na čekanju | — | Na čekanju | — |
| 4.6 | Finalna potvrda klijentu | — | Na čekanju | — | Na čekanju | — |