WI-LOG-TRN-001v1.0Aktivan dokument

Izdavanje transportnog naloga prevozniku

Kriterijumi uspeha:✓ Nalog izdat u roku od 2 sata od validacije✓ Prevoznik potvrdio prijem i vozilo✓ Sve instrukcije jasne i kompletne✓ Backup prevoznik identifikovan

1. Svrha i opseg

Cilj: Standardizovati proces izdavanja naloga prevozniku sa svim potrebnim informacijama za uspešnu realizaciju transporta.

Kontekst: WI dokument (tehničko-operativni tip), repetitivan proces. Izvršava se nakon što su svi logistički podaci provereni. Kritična tačka gde se sve informacije prenose prevozniku. Prevoznik mora potvrditi prijem i mogućnost realizacije. BPM Instance ID vezuje se za Transport ID.

Granice opsega: Početak: svi podaci verifikovani · Kraj: prevoznik potvrdio i spreman · Uključeno: kreiranje naloga, slanje prevozniku, potvrda prijema · Isključeno: provera podataka (WI-LOG-ORD-002/003), najava vozila (WI-LOG-TRN-002)

2. Resursi

Naziv	Objašnjenje	Format	Daje
Validiran transportni nalog	Kompletan nalog sa proverama	TMS	Operations
Template naloga za prevoznika	Standardni format	Excel/PDF	QMS tim
Kontakt prevoznika	Dispatch kontakti	Database	Procurement
Backup prevoznici	Alternativni partneri	Lista	Operations

3. Rezultati

Naziv	Objašnjenje	Format	Prima
Nalog prevozniku	Kompletan transport order	PDF/Email	Prevoznik
Potvrda prevoznika	Confirmation sa vozilom	Email	Operations
Sistemski broj	Jedinstveni ID prevoza	TRN-XXX	TMS

4. Tok izvršavanja

4.1 Priprema naloga sa svim podacima

Aktivnost

Kompletirati sve podatke u standardni format naloga

Opis

Koristiti template naloga koji sadrži sve potrebne sekcije: osnovni podaci, ruta, roba, dokumentacija, instrukcije, kontakti. Proveriti da su svi podaci iz verifikacija uključeni. Posebna pažnja na specijalne zahteve.

Primer

TRANSPORT ORDER
Order No: TRN-20240315-0847
Date: 15.03.2024

════════════════════════════════════
CLIENT INFORMATION
════════════════════════════════════
Client: ABC Company d.o.o.
Reference: PO-2024-8847
Contact: Marko Petrović
Phone: +381 63 xxx xxx

════════════════════════════════════
TRANSPORT DETAILS
════════════════════════════════════

PICKUP:
Company: ABC Hamburg GmbH
Address: Hafenstrasse 123
        20457 Hamburg, Germany
GPS: 53.5450, 9.9550
Contact: Hans Mueller +49 40 123456
Date: 20.03.2024
Time: 08:00-12:00
Loading ref: PO-2024-8847

DELIVERY:
Company: ABC Company d.o.o.
Address: Cara Dušana 45
        11000 Beograd, Serbia
GPS: 44.8125, 20.4612
Contact: Petar Petrović +381 63 yyy yyy
Date: 23.03.2024
Time: 07:00-15:00

════════════════════════════════════
CARGO INFORMATION
════════════════════════════════════

Description: Auto parts
Pallets: 26 EUR (120x80)
Weight: 18,500 kg gross
Volume: 33 m³
Value: 125,000 EUR

ADR: NO
Temperature: NO
Special: NO

════════════════════════════════════
REQUIRED VEHICLE
════════════════════════════════════

Type: MEGA trailer (min 3m height)
Equipment: Standard
GPS: REQUIRED
Driver: EU license required

════════════════════════════════════
DOCUMENTATION
════════════════════════════════════

CMR: 3 copies (pickup prepares)
Invoice: Will be provided
Packing: Will be provided
T1: Client prepares in Hamburg
EUR.1: NOT needed

════════════════════════════════════
CUSTOMS PROCEDURE
════════════════════════════════════

EXPORT:
After loading → Zollstation 5 Hamburg
Contact: Kühne+Nagel, Maria Schmidt
Procedure: T1 document (~3h)

IMPORT:
Border: Kelebija/Tompa
Customs: Terminal Belgrade (41103)
Agent: Cargo Partners
Contact: Marija Nikolić 064-xxx-xxx

════════════════════════════════════
SPECIAL INSTRUCTIONS
════════════════════════════════════

1. Call 24h before pickup
2. DO NOT leave without T1
3. Border notification required
4. Saturday delivery - confirm!
5. Safety equipment required

════════════════════════════════════
RATES AND CONDITIONS
════════════════════════════════════

Agreed rate: 1,180 EUR
Payment: 30 days
Includes: Transport, CMR insurance
Excludes: Waiting {'>'} 2h (35 EUR/h)

CONTACT 24/7:
Dispatch: +381 63 xxx xxx
Emergency: +381 64 xxx xxx

4.2 Kontaktiranje prevoznika i slanje naloga

Aktivnost

Poslati nalog prevozniku i zatražiti potvrdu

Opis

Nalog poslati na email dispatch službe prevoznika sa read receipt. Kopiju na drugi email ako postoji. Zahtevati potvrdu prijema u roku od 1 sata. Ako je hitno, najpre pozvati telefonom.

Primer

EMAIL PREVOZNIKU:

Subject: Transport Order TRN-0847 - Hamburg to Belgrade - 20.03

Poštovani [Ime prevoznika],

U prilogu vam šaljemo nalog za transport robe na relaciji
Hamburg - Beograd za isporuku pošiljke za uvoznika ABC Company.

SUMMARY:
• Pickup: Hamburg, 20.03.2024
• Delivery: Belgrade, 23.03.2024
• Cargo: 26 EUR pallets, 18.5t
• Vehicle: Mega trailer required
• Rate: 1,180 EUR (agreed)

Molimo vas da potvrdite:
1. Prijem ovog naloga
2. Vozilo i vozača
3. ETA na utovar

VAŽNO: T1 procedura u Hamburgu!

Molim potvrdu u roku od 1 sata.

Srdačan pozdrav,
[Ime]
Balkan Freight

---
TELEFONSKI POZIV (za hitne):

"Zdravo, poslao sam nalog TRN-0847.
Hamburg-Beograd, 20.03.
Možete li potvrditi prijem?
Koje vozilo planirate?"

Za transporte >5000 EUR ili specijalne terete, obavezno telefonska potvrda uz email!

4.3 Verifikacija vozila i vozača

Aktivnost

Proveriti podatke o dodeljenom vozilu i vozaču

Opis

Kada prevoznik potvrdi, zatražiti: registraciju vozila, ime vozača, kontakt telefon, tip prikolice. Proveriti da vozilo odgovara zahtevima (mega, frigo, ADR). Verifikovati da vozač ima potrebne dozvole.

Primer

POTVRDA PREVOZNIKA:

Email od: dispatch@trans-logistics.rs
Vreme: 15.03.2024 15:45

"Potvrđujemo prijem naloga TRN-0847.

VOZILO:
• Registracija: SRB AA-123-BB
• Tip: Mega trailer (3.0m)
• Euro standard: Euro 6
• GPS: Da
• ATP: Ne potreban

VOZAČ:
• Ime: Miloš Jovanović
• Telefon: +381 63 xxx xxx
• Jezici: Srpski, Nemački osnovno
• ADR: Ne (nije potreban)
• Iskustvo rute: Da (5x)

ETA Hamburg: 20.03 07:00

Pozdrav,
Dispatch TL"

VERIFIKACIJA:
☑ Vozilo odgovara: MEGA ✓
☑ GPS tracking: DA ✓
☑ Vozač iskusan: DA ✓
☑ Backup vozač: Dostupan
☑ Dokumenti vozača: EU dozvola ✓

STATUS: CONFIRMED ✓

4.4 Slanje instrukcija vozaču

Aktivnost

Poslati detaljne instrukcije direktno vozaču

Opis

Pripremiti i poslati vozaču sve instrukcije na WhatsApp ili SMS: adrese, kontakte, procedure, važne napomene. Koristiti jednostavan jezik. Poslati GPS lokacije. Potvrditi da je razumeo.

Primer

WHATSAPP VOZAČU:

"Zdravo Miloše,
Dispatch Balkan Freight ovde.

UTOVAR HAMBURG 20.03:
📍 Hafenstrasse 123, Hamburg
GPS: 53.5450, 9.9550
☎️ Hans Mueller +49 40 123456
⏰ 08:00-12:00
📦 26 paleta = 18.5t

VAŽNO:
1. Loading ref: PO-2024-8847
2. Parking mesto L-15
3. Rampa broj 7
4. CMR 3 primerka

POSLE UTOVARA:
→ Carina Zollstation 5
→ Kühne+Nagel, Maria
→ Čekati T1 dokument
→ NE IĆI BEZ T1!

GRANICA: Kelebija
Carina BG: Terminal

ISTOVAR BG 23.03:
📍 Cara Dušana 45
☎️ Petar 063-yyy-yyy
⏰ Subota 07-15h!

Javi kad kreneš.
Srećan put!"

[Poslati lokacije kao pinove]
[Poslati PDF sa instrukcijama]

SMS POTVRDA:
"TRN-0847 Hamburg 20.03
Load ref: PO-2024-8847
Hans +49 40 123456
T1 obavezno!
Dispatch 063-xxx-xxx"

4.5 Postavljanje tracking sistema

Aktivnost

Aktivirati praćenje vozila i postaviti checkpointe

Opis

Postaviti GPS tracking ako je dostupan. Definisati checkpointe za obaveštavanje: start, utovar, granica, carina, istovar. Postaviti automatske alarme za kašnjenja ili odstupanja od rute.

Primer

TRACKING SETUP:

GPS PLATFORM: TruckTrack
Login: balkan_dispatch
Vehicle: AA-123-BB

CHECKPOINTS:

1. START (19.03 18:00):
   Location: Baza Novi Sad
   Alert: Email kada krene

2. PICKUP (20.03 08:00):
   Location: Hamburg
   Geofence: 500m radius
   Alert: SMS kada stigne

3. CUSTOMS DE (20.03 14:00):
   Location: Zollstation
   Expected: 3h stay
   Alert: If {'>'} 4h

4. BORDER (21.03 12:00):
   Location: Kelebija
   Critical point
   Alert: Immediate

5. CUSTOMS RS (21.03 15:00):
   Location: Terminal BG
   Expected: 3h
   Alert: If delayed

6. DELIVERY (23.03 10:00):
   Location: Cara Dušana
   Final point
   Alert: Confirmation

DEVIATION ALERTS:
• Off route {'>'} 10km
• Stop {'>'} 2h unplanned
• Speed {'<'} 20km/h for {'>'} 30min
• Border crossing different

NOTIFICATIONS TO:
• Operations: All points
• Client: Border + Delivery
• Management: Problems only

4.6 Priprema backup plana

Aktivnost

Identifikovati alternativnog prevoznika za slučaj otkazivanja

Opis

Kontaktirati backup prevoznika i informisati ga o mogućem transportu. Držati ga u pripravnosti do potvrde utovara. Definisati uslove aktivacije (vozilo pokvara, vozač bolest, dokumenti problem).

Primer

BACKUP PLAN:

PRIMARY: Trans-Logistics
Vehicle: AA-123-BB
Status: Confirmed ✓

BACKUP: Balkan Express
Contact: 064-yyy-yyy
Vehicle: Available
Rate: +50 EUR (1,230 EUR)
Standby until: 20.03 12:00

ACTIVATION TRIGGERS:

1. No-show na utovaru
   - Čekati max 2h
   - Aktivirati backup
   - ETA +6h

2. Vozilo kvara
   - Immediate activation
   - Pretovar ako moguće
   - Insurance claim

3. Dokument problem
   - Ako T1 nije moguć
   - Backup radi T1
   - Extra cost 150 EUR

4. Vozač bolest/incident
   - Zamena vozača (6h)
   - Ili novo vozilo
   - Medical docs required

KOMUNIKACIJA:
"Poštovani Balkan Express,

Možda će biti potreban
Hamburg-Beograd 20.03.

Držite vozilo slobodno.
Potvrda do 12h.

Rate: 1,230 EUR ako bude.

Hvala!"

STATUS: BACKUP READY ✓

Za pojedinačne klijente (one-time) UVEK imati backup! Za stalne klijente obavezno za transporte >3000 EUR!

5. Obučeni za proces

Ime	Status	Prosečno vreme	Success rate
Milan Jovanović	Obučen	45 min	96%
Dragana Nikolić	Obučena	50 min	94%
Stefan Marković	U obuci	-	-

Standardi procesa:

Target izdavanje: <2h od validacije
Potvrda prevoznika: <1h
Backup plan: Obavezan
Eskalacija: Nema potvrde 2h → Manager

6. Radni napredak i odobravanje

Pravilo dvostruke provere — Izvršilac i Recenzent moraju biti različite osobe.

Korak	Aktivnost	Izvršilac	Realizovano	Recenzent	Kontrolisano	Komentar
4.1	Priprema naloga	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—
4.2	Slanje prevozniku	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—
4.3	Verifikacija vozila	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—
4.4	Instrukcije vozaču	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—
4.5	Tracking setup	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—
4.6	Backup plan	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—

Nije započeto Završeno Odbijeno

Izdavanje transportnog naloga prevozniku

On this page