WI-LOG-TRQ-002v1.0Aktivan dokument

Prikupljanje ponuda od transportnih preduzeća

Kriterijumi uspeha:✓ Minimum 3 validne ponude prikupljene u roku od 1 sata✓ Sve ponude dokumentovane u CRM sistemu✓ Najbolja ponuda identifikovana prema kriterijumu cena/kvalitet/vreme

1. Svrha i opseg

Cilj: Standardizovati proces prikupljanja ponuda od transportnih preduzeća kako bi se osigurala najbolja cena i uslovi za klijenta uz održavanje profitabilnosti.

Kontekst: WI dokument (tehničko-operativni tip), repetitivan proces. Izvršava se za svaki kompletan upit primljen od klijenta. Zaposleni mora kontaktirati minimum 3 prevoznika za standardne relacije, minimum 5 za specijalne transporte. BPM Instance ID vezuje se za originalni upit ID radi praćenja konverzije.

Granice opsega: Početak: kompletan upit sa svim podacima · Kraj: selektovana najbolja ponuda prevoznika · Uključeno: kontaktiranje prevoznika, prikupljanje ponuda, evaluacija i selekcija · Isključeno: kreiranje ponude klijentu (WI-LOG-TRQ-003), finalno ugovaranje sa prevoznikom

2. Resursi

Naziv	Objašnjenje	Format	Daje
Kompletan transportni upit	Upit sa svim logističkim podacima	CRM zapis	Sales tim
Baza prevoznika	Lista kvalifikovanih prevoznika	Excel/CRM	Procurement
Template za RFQ	Standardizovan zahtev za ponudu	Email template	QMS tim
Istorija saradnje	Prethodne ocene prevoznika	CRM/Excel	Operations

3. Rezultati

Naziv	Objašnjenje	Format	Prima
Prikupljene ponude	Minimum 3 ponude prevoznika	Email/CRM	Sales tim
Komparativna analiza	Uporedni pregled ponuda	Excel tabela	Management
Selektovani prevoznik	Najbolja ponuda	CRM zapis	Operations

4. Tok izvršavanja

4.1 Priprema RFQ (Request for Quotation) dokumenta

Aktivnost

Kreirati strukturisan zahtev za ponudu na osnovu podataka iz upita

Opis

Na osnovu kompletnog upita klijenta, pripremiti detaljan RFQ koji sadrži sve relevantne informacije potrebne prevoznicima za davanje precizne ponude. Koristiti standardizovane template za domaće i inostrane prevoznike.

Primer

RFQ za domaće prevoznike:

Subject: Upit za transport na relaciji Hamburg - Beograd

Poštovani [Ime prevoznika],

Molimo vas da nam dostavite ponudu za kamionski transport u skladu
sa sledećim specifikacijama:

OSNOVNI PODACI:
• Relacija: Hamburg (DE) → Beograd (RS)
• Datum utovara: 20.03.2024
• Datum isporuke: 23.03.2024

ROBA:
• Vrsta robe: Auto delovi (ne-ADR)
• Težina: 18.500 kg
• Broj paleta: 26 EUR paleta
• Dimenzije: standardne

USLOVI UTOVARA/ISTOVARA:
• Utovar: Sa rampe, radnim danima 08:00-16:00
• Istovar: Bočni, radnim danima 07:00-15:00

DOKUMENTACIJA:
• CMR pripremljen od strane pošiljaoca
• T1 dokument obezbeđuje klijent

POSEBNI ZAHTEVI:
• GPS praćenje obavezno
• CMR osiguranje minimum 100.000 EUR

Molimo vas da u ponudi navedete:
- Cenu prevoza (EUR)
- Tip vozila
- Vreme isporuke
- Uslove plaćanja
- Validnost CMR osiguranja

Rok za dostavljanje ponude: [datum] do 15:00h

Srdačan pozdrav,
[Ime zaposlenog]

Za relacije prema/iz Nemačke, Austrije ili Beneluksa uvek tražiti potvrdu o Minimum Wage compliance!

4.2 Identifikacija i selekcija prevoznika za RFQ

Aktivnost

Selektovati odgovarajuće prevoznike iz baze na osnovu kriterijuma

Opis

Iz baze prevoznika selektovati minimum 3 (za standardne) ili 5 (za specijalne transporte) prevoznika koji zadovoljavaju kriterijume: pokrivaju traženu relaciju, imaju odgovarajući tip vozila, validno osiguranje, pozitivnu istoriju saradnje ili verifikovane reference.

Primer

KRITERIJUMI SELEKCIJE PREVOZNIKA:

Relacija: Hamburg - Beograd
Tip tereta: Standardni (26 EUR paleta)

SELEKTOVANI PREVOZNICI:

1. TRANS-LOGISTICS D.O.O.
   - Ocena: 4.8/5 (42 transporta)
   - Flota: 25 mega vozila
   - Osiguranje: Generali (validno do 12/2024)
   - Poslednja saradnja: pre 2 nedelje
   - Email: dispatch@trans-logistics.rs

2. EUROPA TRANSPORT GMBH
   - Ocena: 4.5/5 (18 transporta)
   - Flota: 40+ vozila
   - Osiguranje: Allianz (validno do 03/2025)
   - Poslednja saradnja: pre mesec dana
   - Email: anfrage@europa-transport.de

3. BALKAN EXPRESS D.O.O.
   - Ocena: 4.2/5 (8 transporta)
   - Flota: 15 vozila
   - Osiguranje: Dunav (validno do 06/2024)
   - Poslednja saradnja: pre 3 meseca
   - Email: transport@balkanexpress.rs

REZERVA (ako ne odgovore):
4. ADRIA LOGISTICS
5. DANUBE CARGO

NIKADA ne slati RFQ prevoznicima koji: nemaju validno osiguranje, imaju ocenu <3.5, imaju neresene reklamacije, nisu odgovorili na poslednja 3 RFQ-a.

4.3 Slanje RFQ i praćenje odgovora

Aktivnost

Distribuirati RFQ i aktivno pratiti pristizanje ponuda

Opis

Poslati RFQ svim selektovanim prevoznicima istovremeno sa jasno označenim rokom za odgovor. Postaviti reminder za follow-up nakon 30 minuta. Ako prevoznik ne odgovori u roku od 45 minuta, kontaktirati telefonom.

Primer

TRACKING TABELA:

RFQ ID: RFQ-20240315-0147
Poslat: 15.03.2024 u 14:45h
Deadline: 15.03.2024 u 15:45h

| Prevoznik | Poslat | Potvrda | Ponuda | Follow-up |
|-----------|--------|---------|---------|-----------|
| Trans-Logistics | 14:45 | 14:52 ✓ | 15:18 ✓ | - |
| Europa Transport | 14:45 | - | - | 15:15 📞 |
| Balkan Express | 14:45 | 15:01 ✓ | 15:22 ✓ | - |
| Adria Logistics | 15:16 | 15:20 ✓ | 15:35 ✓ | Rezerva |

Follow-up email (nakon 30 min bez odgovora):
"Poštovani,
Podsetnik za RFQ poslat u 14:45h za relaciju Hamburg-Beograd.
Rok za ponudu ističe u 15:45h.
Molim potvrdu prijema.
Hvala!"

4.4 Analiza i komparacija ponuda

Aktivnost

Analizirati sve pristigle ponude prema definisanim kriterijumima

Opis

Sve ponude uneti u komparativnu tabelu i evaluirati prema: ceni, vremenu isporuke, uslovima plaćanja, tipu vozila, validnosti osiguranja, prethodnoj saradnji. Kalkulisati maržu za svaku ponudu (standardno 100-150 EUR za FTL).

Primer

KOMPARATIVNA ANALIZA PONUDA:

Relacija: Hamburg - Beograd
Klijent cena max: nepoznato (procena 1.400 EUR)

| Prevoznik | Cena | Marža | Vozilo | Isporuka | Plaćanje | Score |
|-----------|------|-------|---------|----------|----------|-------|
| Trans-Log | 1.180€ | 170€ | Mega | 72h | 30 dana | 9.2 |
| Europa | 1.250€ | 100€ | Standard | 72h | 15 dana | 7.8 |
| Balkan Exp | 1.150€ | 200€ | Mega | 96h | 45 dana | 8.5 |
| Adria | 1.220€ | 130€ | Mega | 72h | 30 dana | 8.0 |

SCORING FORMULA:
Score = (Marža × 0.3) + (Brzina × 0.3) + (Plaćanje × 0.2) + (Istorija × 0.2)

PREPORUKA: Trans-Logistics
- Najbolji balans cene i uslova
- Pouzdana istorija saradnje
- Odgovara rokovima klijenta

4.5 Verifikacija osiguranja i dokumentacije

Aktivnost

Proveriti validnost osiguranja i potrebne dozvole prevoznika

Opis

Pre finalne selekcije, obavezno verifikovati: CMR osiguranje direktno kod osiguravača, EU licencu u CEMT bazi, finansijski bonitet u APR/Bisnode. Za nove prevoznike obavezna je kompletna due diligence procedura.

Primer

VERIFIKACIJA PREVOZNIKA:

Trans-Logistics d.o.o.

1. CMR OSIGURANJE:
   Email poslat: Generali osiguranje
   "Molimo potvrdu validnosti polise br. 2024/CMR/001847
    za Trans-Logistics d.o.o., PIB 100123456"
   Odgovor: POTVRĐENO ✓ (validno do 31.12.2024)

2. EU LICENCA:
   CEMT broj: SRB/2022/00145
   Status: AKTIVAN ✓
   Vozila: 25 (sva sa Euro 6)

3. BONITET:
   APR status: Aktivan ✓
   Blokade računa: NE ✓
   Scoring: BB+ (stabilan)

4. REFERENTNA LISTA:
   - DHL Serbia: 6 meseci saradnje
   - Kuehne+Nagel: 2 godine
   - DB Schenker: povremeno

Ako osiguravač ne potvrdi polisu u roku od 2 sata, obavezno tražiti alternativnog prevoznika! Nikada ne procedirati sa nepotvrđenim osiguranjem!

4.6 Finalna selekcija i dokumentovanje

Aktivnost

Selektovati najbolju ponudu i dokumentovati kompletnu analizu

Opis

Na osnovu svih kriterijuma selektovati optimalnu ponudu koja balansira cenu, pouzdanost i profitabilnost. Dokumentovati razloge selekcije u CRM. Pripremiti backup opciju u slučaju otkazivanja.

Primer

FINALNA SELEKCIJA:

IZABRAN: Trans-Logistics d.o.o.

RAZLOZI:
1. Optimalna marža: 170 EUR (cilj 100-150 EUR) ✓
2. Potvrđeno osiguranje: Generali do 12/2024 ✓
3. Istorija: 42 uspešna transporta, 4.8/5 ocena ✓
4. Rok isporuke: 72h (klijent traži max 96h) ✓
5. Plaćanje: 30 dana (povoljno za cash flow) ✓

BACKUP OPCIJA: Balkan Express
- Razlog: Niža cena, duže plaćanje
- Aktivirati ako Trans-Logistics otkaže

CRM UPDATE:
- Status: PONUDE PRIKUPLJENE
- Selektovan: Trans-Logistics
- Cena za klijenta: 1.350 EUR (suggested)
- Expected margin: 170 EUR
- Next step: Kreiranje ponude klijentu

5. Obučeni za proces

Ime	Status	Prosečno vreme	Success rate
Marija Stojanović	Obučena	45 min	94%
Stefan Nikolić	Obučen	55 min	91%
Ana Petrović	U obuci	-	-

Standardi procesa:

Target vreme za prikupljanje: <60 min
Minimum ponuda: 3 za standard, 5 za specijalne
Prag marže: 100-150 EUR za FTL
Eskalacija: >90 min bez ponuda → Operations Manager

6. Radni napredak i odobravanje

Pravilo dvostruke provere — Izvršilac i Recenzent moraju biti različite osobe.

Korak	Aktivnost	Izvršilac	Realizovano	Recenzent	Kontrolisano	Komentar
4.1	Priprema RFQ dokumenta	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—
4.2	Identifikacija prevoznika	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—
4.3	Slanje RFQ i praćenje	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—
4.4	Analiza i komparacija	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—
4.5	Verifikacija osiguranja	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—
4.6	Finalna selekcija	—	Na čekanju	—	Na čekanju	—

Nije započeto Završeno Odbijeno

Prikupljanje ponuda od transportnih preduzeća

On this page